Hoe vult Jeugddienst Duffel de rol van regisseur in?
In de Dropzone van september 2022 publiceerden we een interview met Annelies van jeugddienst Duffel. Daarin vertelde Annelies ons over hoe er in Duffel vanuit een regie insteek wordt gewerkt aan het zomeraanbod van de gemeente. Zoals beloofd kan je hier dat artikel nalezen en de voorbeeld documenten van Duffel downloaden. We vullen het artikel hier aan met info die we niet meer in de dropzone kwijt raakten en nemen je ook graag mee in de manier waarop de jeugddienst omging met het aanbod aan jeugd events in Duffel.
Snel naar
Identikit Duffel
- 17.700 inwoners
- De dienst jeugd valt onder de afdeling Vrije Tijd.
- Andere diensten binnen de afdeling:cultuur en erfgoed, cultureel centrum, sport, zwembad, bibliotheek, gemeentelijke kunstacademie en het vrijetijds-/evenementenloket
- Personeel voor voor het thema jeugd:
- 1 VTE deskundige
- 1 VTE administratief medewerker
- 0,5 VTE projectmedewerker jeugdhuis
- 0,8 VTE jeugdopbouwwerker.
Vakantieaanbod in de zomervakantie vanuit een regie insteek
Annelies, hoe lang ben jij al actief bij de jeugddienst van Duffel?
Zestien jaar: ik ben in 2006 gestart als jeugdconsulent. Sinds 2017 combineer ik een halftijdse functie deskundige jeugd met een halftijdse functie als afdelingshoofd vrije tijd.
Waarom hebben jullie ervoor gekozen om meer vanuit een regierol aan de slag te gaan rond vrije tijd in de gemeente?
Tijdens de zomervakantie in 2014 merkten we dat het vakantieaanbod van de gemeente soms weinig volk trok. Toen we dit onderzochten, bleek dat er naast het gemeentelijk aanbod nog een aantal andere kampjes georganiseerd werden in de gemeente. Veel van het aanbod overlapte en dat zorgde ervoor dat deelnemers gespreid zaten.
Hoe hebben jullie dat aangepakt?
We bekeken na de zomer samen met de andere organisatoren hoe we het aanbod beter konden afstemmen op de vraag. We verzamelden alle gegevens over inschrijvingen, aantal plaatsen op de wachtlijst, aantal lege plaatsen, … Aan de hand van die info berekenden we het aantal nodige plaatsen.
Met de conclusies konden we aan de slag om het aanbod beter te verdelen over de zomervakantie. Zo merkten we bijvoorbeeld dat het aanbod voor kleuters overbevraagd was en dat er rond sommige thema’s weinig aanbod was. Met die info gingen we op zoek naar partners die aanvullend aanbod wilden organiseren rond een specifiek thema of voor doelgroepen waarvoor er te weinig plaatsen waren.
We puzzelden ook binnen het eigen aanbod. Zo kwam uit de analyse een periode waarin zowel de kinderopvang als het speelplein gesloten waren. We spraken af dat het speelplein vanaf de volgende zomervakantie een extra week open bleef om zo toch opvang aan te bieden.
Voor de inwoners van je gemeente maakt het niet veel uit wie het aanbod organiseert. Als je als gemeente zorgt dat het aanbod kwalitatief is en dat iedereen er gebruik van kan maken dan is aanbod van externe organisatoren evenwaardig aan gemeentelijk aanbod.
Annelies Frans
Deskundige jeugd - Afdelingshoofd Vrije tijd
Ik kan me voorstellen dat dit ook voor de andere organisatoren een meerwaarde was?
Zeker, de partners zagen ook het voordeel van de afstemming. Door het aanbod beter te spreiden zaten ze niet meer in elkaars vaarwater. Dat afstemmen blijft een uitdaging, want organisatoren zijn constant op zoek naar manieren om hun eigen aanbod uit te breiden. Dus af en toe zorgt dat voor moeilijke gesprekken waarin we partners moeten vragen om rekening te houden met andere (kleinere) spelers.
Maar iedereen ziet de meerwaarde dus we zitten wanneer nodig in september opnieuw aan tafel en nodigen nieuwe spelers die we ontdekken ook altijd uit om deel te nemen.
Waarom zou je als gemeente tijd steken in het organiseren van afstemming tussen organisatoren die “commercieel” aanbod organiseren?
Voor de inwoners van je gemeente maakt het niet veel uit wie het aanbod organiseert. Als je als gemeente zorgt dat het aanbod kwalitatief is en dat iedereen er gebruik van kan maken dan is aanbod van externe organisatoren evenwaardig aan gemeentelijk aanbod.
De tijd die je bespaart door zelf geen aanbod te organiseren (plannen, begeleiden, inschrijvingen opvolgen…) kan je gebruiken voor alle andere taken en projecten die je als jeugd-/vrijetijdsdienst wil opnemen.
Hoe geven jullie als gemeente sturing aan het aanbod als je zelf niet organiseert?
We werken met een samenwerkingsovereenkomst voor de partners die meestappen in het afstemmingsoverleg. Die samenwerkingsovereenkomst bespreken we met de partners voor ze naar het college gaat om te worden goedgekeurd. In de overeenkomst staat wat we als gemeente verwachten van organisaties en wat zij van de gemeente mogen verwachten.
We vragen als gemeente dat organisaties:
- instappen in het project “Vrije tijd voor iedereen”. Via dat project kennen we deelnemers een kansentarief toe om deel te nemen aan activiteiten. De gemeente en de partner nemen ieder een deel van de korting op zich.
- aanwezig zijn op een overlegmoment met alle sociale partners, zodat zij het aanbod ook kennen en vlot naar hun cliënteel kunnen communiceren.
- deelnemen aan het jaarlijkse afstemmingsoverleg
- rekening houden met de andere aanbieders
Wat staat er tegenover voor partners?
- Ze kunnen gratis gebruik maken van gemeentelijke infrastructuur. Vanuit de vrijetijdsdienst bemiddelen we ook als er conflicten ontstaan over het gebruik van infrastructuur.
- We nemen hun aanbod mee op in de communicatie van de gemeente: de brochure, de nieuwsbrief, de socials … We verzamelen hun informatie over het aanbod via google forms.
- Wij zorgen voor het invullen van de fiscale attesten voor elke organisator.
Voor het bestuur moet het verschuiven van het organiseren naar regisseren toch ook een hele verandering zijn geweest? Hoe reageerde de schepen op dit idee?
We hadden het idee al wel eens besproken binnen de gemeente. Maar toen we echt aan de slag gingen zijn we vanuit de administratie in gesprek gegaan met het bestuur. We vertrokken vanuit de realiteit dat er veel andere aanbieders waren en dat we de vrijgekomen tijd konden gebruiken voor andere opdrachten binnen het domein jeugd.
De gezamenlijke communicatie over het zomeraanbod in Duffel is nu een van de projecten waarmee de schepen van jeugd kan uitpakken.
Voor welke uitdagingen staan jullie als dienst jeugd?
Het aantal partners die mee in de samenwerking stapt stijgt nog elk jaar. Daardoor wordt het aanbod nog diverser en uitgebreider, wat een goede zaak is. Maar er ontstaat wel stilaan opnieuw een overaanbod, dus moeten we opnieuw op zoek hoe we daar op kunnen inspelen. We overwegen om de focus te verbreden naar alle schoolvakanties omdat er in die andere periodes nog niet zo veel aanbod is.
Door de populariteit van het aanbod loopt de buitenschoolse kinderopvang minder goed. Binnenkort maken we een oefening ihkv het BOA decreet. Daarin zullen we op zoek gaan naar hoe we het aanbod van de kinderopvang kunnen afstemmen met de andere partners. Zo willen we werk maken van een nieuwe visie op Buitenschoolse Kinderopvang en het aanbod meer afstemmen op de noden van kinderen (en ouders).
We startten ons regie verhaal vanuit een nood naar afstemming tussen organisatoren en de gemeente. Om echt vanuit de leefwereld van kinderen en jongeren te werken zouden we nog een belevingsonderzoek moeten doen bij kinderen en jongeren om zo ons aanbod verder af te stemmen. Voor het speelplein werd dit onderzoek al gedaan, maar dus niet voor het volledige vakantieaanbod.
Regie bij evenementen voor jongeren
Annelies, niet enkel voor het zomeraanbod heeft de jeugddienst het principe van regie gebruikt, ook bij evenementen gingen jullie volgens dat principe aan de slag?
Dat klopt. In de gemeente gingen veel evenementen door op dezelfde as rond de dijk, waardoor de omwonenden te kampen kregen met overlast.
Vanuit een regieprincipe heeft de jeugddienst toen alle lokale organisatoren en jeugdbewegingen samen gezet om in overleg een spreidingsplan te maken. De spreiding werd gemaakt op datum, maar ook op locatie. Met als doel een evenwicht te vinden tussen evenementen en het garanderen van voldoende rust voor alle inwoners.
Om de spreiding haalbaar te maken werd afgesproken dat de ondersteuning die organisatoren krijgen wordt afgestemd op de noden. Wanneer een organisator in het spreidingsplan een minder interessante locatie krijgt toegewezen wordt er gezorgd voor extra ondersteuning.
Hoe pakken jullie dat praktisch aan?
Jaarlijks wordt er in oktober, na de start van het werkjaar voor jeugdverenigingen een planning opgemaakt voor de events. Zijn er conflicten in aanvragen, dan zorgt de jeugddienst dat er wordt samengezeten om een oplossing te zoeken.
Vraagt dit veel tijd van de jeugddienst?
Nu niet meer. In de eerste jaren was de jeugddienst de trekker van het overleg, maar nu wordt de rol doorgegeven aan het evenementenloket en komt de jeugddienst alleen nog maar tussen wanneer er moet worden bemiddeld.
Welke voordelen heeft die voor het bestuur?
Voor de politiek is het grote voordeel dat er nu een gedragen reglement voor- en visie op evenementen in de gemeente is waar ze op kunnen terugvallen bij het nemen van besluiten.
