Groeimodel intergemeentelijke samenwerking
Bestuurders en ambtenaren als mede-eigenaars van een IGS jeugd
Dit is één van onze twaalf succesfactoren. Je hebt eigenaarschap nodig om draagvlak en betrokkenheid te creëren. Enkel met geëngageerde ambtenaren en bestuurders samen bereik je een gezamenlijk bovenlokaal doel. We zien op het terrein dat dit een succesfactor is die heel erg bepalend is, maar waar het helaas ook al eens mank loopt. De betrokkenheid is niet even groot, de noden, drempels en kansen zijn niet altijd dezelfde voor beide partners. En toch is die gezamenlijke betrokkenheid cruciaal om een duurzame intergemeentelijke samenwerking uit te bouwen. Wij puurden deze succesfactor uit in een traject met betrokken stakeholders. Onze leerlessen goten we in een infographic waarmee we ambtenaren en bestuurders concreet verder helpen in de doorgroei van hun intergemeentelijke samenwerking jeugd.
Gelopen traject
- Planning verkennende vormingssessie op de vormingstweedaagse van maart 2022: politiek draagvlak voor je IGS. Tijdens deze sessie wilden we de bril van schepenen opzetten. De leefwereld van jeugdambtenaren zijn dagelijkse kost, om de leefwereld van bestuurders te leren kennen is er nog wat onderzoek wenselijk.
- Drie focusgesprekken met in totaal dertien schepenen van jeugd, al dan niet betrokken in een intergemeentelijke samenwerking jeugd.
- Expertisedeling en aftoetsing met de regiopioniers IGS’en jeugd.
Onze leerlessen
Een intergemeentelijke samenwerking is maatwerk
Maatwerk is de sleutel tot succes, toch kunnen we tussen de verschillende samenwerkingen 3 modellen onderscheiden waar de meeste al bestaande samenwerkingen zich in kunnen vinden. Én waar we de betrokkenheid van de verschillende actoren in deze samenwerking kunnen plaatsen:
Inhoud
Potgrond
Bloemenweide
Bloemenwinkel
Het spreekt voor zich dat er een aantal zaken van groot belang zijn in elk model:
- Potgrond is de basis, in elk model is een sterke basis cruciaal voor een goed resultaat.
- Maak wat je lokaal en bovenlokaal haalt uit de samenwerking zichtbaar voor collega’s, schepenen, inwoners, …
- Blijf lokaal contact houden, toets wat je bovenlokaal onderneemt of beslist altijd aan je lokale context en aan de noden van kinderen en jongeren in jouw gemeente.
- Verwachtingsmanagement als constante graadmeter. Veel partners zorgen voor verschillende verwachtingen. Maak regelmatig tijd om deze verwachtingen te benoemen naar elkaar toe om zo op dezelfde lijn te zitten.
- Betrokkenheid en vertrouwen zijn aan elkaar gelinkt. Een grotere betrokkenheid zorgt voor een groter vertrouwen.
Model 1: rijke potgrond als blijvende basis – verkennen en uitwisselen
In dit model zitten jeugdambtenaren vanuit verschillende gemeenten regelmatig samen om elkaar te ontmoeten, uit te wisselen over bepaalde thema’s, om te leren van elkaar en inspiratie op te doen. Deze groep mensen vormt een lerend netwerk waar ze makkelijk contact kunnen maken met elkaar en beroep kunnen doen op elkaars expertise. Daar maak je rijke potgrond van!
Wat weten we van potgrond?
Je houdt hem levend door er energie in te steken en hem goed te voeden door actief deel te nemen aan de regionale uitwisselingen.
In potgrond zitten verschillende bestanddelen (lokale besturen), zoals ijzer en kalk. Elk bestanddeel heeft zijn rol te spelen en kan elkaar versterken om de regionale grond te verrijken.
Het is de basis van wat er nog kan komen
- Goede uitwisseling – het kennen van elkaars verwachtingen
- Vertrouwen binnen deze groep en vanuit de verschillende lokale besturen
- Een mooi netwerk waar je ten allen tijden beroep op kan doen.
Goede potgrond maakt dat je plantjes beter groeien.
Enkel potgrond is ook OK. Als er geen bloemen uitkomen, heb je evengoed levende potgrond om lokaal iets te doen groeien.
Wat is er nodig om de potgrond rijk te houden?
Ambtenaren en schepenen hebben hierin hun eigen rol te spelen, zonder die van de ander uit het oog te verliezen.
Inhoud
Schepen
Geef mandaat aan de ambtenaar om tijd te investeren in het voeden van de potgrond.
Ga in gesprek met de ambtenaar over de thema’s die worden aangehaald, zodat je vanop de zijlijn mee de andere lokale besturen leert kennen.
Ambtenaar
Informeer je schepen, koppel lokaal terug.
Maak aan je schepen zichtbaar wat je lokaal uit de ontmoetingsmomenten haalt, dus wat je lokaal gebruikt dankzij de bovenlokale input. Toon het en praat erover, zodat de potgrond tastbaar wordt en het woord ‘praatbarak’ geen kans meer maakt.
Deel je eigen expertise en kennis met je regionale collega’s en maak gebruik van die van hen.
Samen
Spreek je verwachtingen uit naar elkaar toe. Ambtenaar, misschien wil jouw schepen ook eens samenkomen met andere schepenen van de regio om uit te wisselen en kennis te maken?
Model 2: bloemenweides in al hun diversiteit
Werden er tijdens de regionale ontmoetingsmomenten bewust of onbewust al eens wat zaadjes geplant? Is de potgrond voldoende rijk om een aantal van die zaadjes te doen ontkiemen? Zie ik daar iets groeien? Straf, gemeenschappelijke potgrond kan ook zorgen voor verschillende bloemensoorten. Dat kan een mooi boeket worden!
Wat weten we van bloemenweides?
De ene pluktuin is de andere niet. Ze zien er allemaal anders uit en in de ene groeien de bloemen al wat sneller dan in de andere.
Er groeien verschillende bloemensoorten, elke soort heeft zijn eigenheid. Net zoals dat is voor elk lokaal bestuur.
In een bloementuin kan elk lokaal bestuur zijn stukje grond hebben, waar hun eigenheid van bloemen groeit. Daarnaast kan er ook een stukje grond gebruikt worden als gezamenlijke weide van alle besturen. Op dat stuk beslissen we samen wat we doen met andere tijd.
We kunnen in deze tuin samen kiezen welke plantjes we willen, welke acties we kiezen. Eenmaal de plantjes geplukt zijn, hebben ze een bepaalde houdbaarheidsduur. De gekozen acties zijn afgebakend in tijd en budget.
De eerste kiemen, acties, kunnen de start zijn van een nadien weelderige bloementuin. Het is slim om te zien wat er uit de zaadjes komt, zo kan je je potgrond verder verrijken. Welke bloemsoorten spreken ons het meest aan? Welke gaan we samen verder proberen kweken en hebben we dan extra, of meer gespecialiseerde, voeding nodig om toe te voegen aan de potgrond van onze pluktuin? Welke bloemensoort groeit het best in onze grond? Een cactus in een mangrove zal wellicht weinig resultaat opleveren…
De tuinman (ambtenaar) draagt zorg voor de weide, de boerenbond (schepen) geeft best ook zijn advies mee over de indeling en invulling van de bloemenweide.
Wat is er nodig om de bloemenweide te onderhouden?
Verrassing, ambtenaren en schepenen hebben hierin hun eigen rol te spelen, zonder die van de ander uit het oog te verliezen.
Inhoud
Schepen
Geef gerust mee naar welke bloemensoort jouw voorkeur uitgaat. Geef mee richting aan het planten van zaadjes vanuit lokale beleidskeuzes en heb medezeggenschap over de acties.
Neem eens een kijkje op de andere stukjes van de bloemenweide, wat groeit er bij de buren?
Geef de tuinman (ambtenaar) ontwikkelings- en uitvoeringstijd om de bloemenweide te onderhouden en te doen bloeien. Heb vertrouwen in de keuzes van de tuinman.
Neem je collega’s van het college van burgemeester en schepenen eens mee, of toon hen een foto van de bloemenweide en de mogelijkheden die daarin zitten.
Ambtenaar
Bevraag je schepen naar zijn of haar mening. Laat hen mee kiezen en richting geven.
Maak van je schepen een ambassadeur van de regio door hem of haar goed betrokken te houden, mee te nemen in het regionale verhaal en samen acties te kiezen. Koppel regelmatig terug over de stand van zaken in je bloementuin en toon wat er aan het groeien is. Op die manier kan je makkelijker je investeringen verantwoorden om eventueel wat meer tijd of budget te mogen investeren op je bloemenweide.
Is je schepen niet zo’n bloemenmens? Er zitten vast nog andere bestuurders in je CBS die wel oog hebben voor een mooi boeket.
Is het eerste boeket geen topper? Dat hebben jullie dan ook weer geleerd. Er zijn nog genoeg andere combinaties om uit te proberen en van te leren.
Samen
Maak gezamenlijke en gemandateerde keuzes en neem eigenaarschap.
Spreek je verwachtingen uit naar elkaar toe.
Bekijk samen hoe je het college van schepenen en burgemeester meeneemt en betrokken houdt.
Toon bloemetjes en boeketjes, toon resultaten en maak de samenwerking zichtbaar door middel van acties.
Model 3: bloemenwinkel
Heeft de bloemenweide veel diverse bloemen dankzij je vruchtbare potgrond? Zin om de samenwerking op de bloemenweide wat structureler aan te pakken en er meer uit te halen? Waarom geen bloemenwinkel openen?
Wat weten we van bloemenwinkels?
Een winkel draaiende houden vraagt wat meer administratie dan een plukweide.
Er zijn organen nodig die een structuur bepalen en beslissingen nemen. Dat vraagt extra tijd en engagement van bestuurders.
Een winkel vraag meer expertises dan enkel die over bloemen. Je hebt financiële kennis en een langetermijnvisie (MJP) nodig, je moet kunnen plannen, hebt wat technische kennis nodig en je moet je bestuursorganen kunnen beïnvloeden. En natuurlijk ook geld, om de lichten en de verwarming te kunnen aansteken en het personeel of de vrijwilligers uit te betalen. Gelukkig zijn er subsidies vanuit de Vlaamse Overheid waar je gedurende 6 jaar op kan rekenen. Dat kan een mooie hefboom zijn om sceptici van je winkel te overtuigen. Je hebt dan ook meteen vaste partners gedurende 6 jaar om je plannen mee uit te voeren.
De ene winkel is al wat meer succesvol dan de andere of kiest een specialisatie.
Je kan verschillende boeketten in de kijker zetten in je winkel. Of op maat gaan creëren voor je klanten. Je kan zaken verankeren, zodat ze bereikbaar zijn voor je klant.
Het boeket dat je inwoners naar huis meenemen is de winst die je lokaal boekt door bovenlokaal samen te werken.
Wat is er nodig om de bloemenwinkel open te houden?
Verrassing: ambtenaren en schepenen hebben hun eigen rol te spelen, zonder die van de ander uit het oog te verliezen.
Inhoud
Schepen
Je bent ervoor verantwoordelijk om de winkel (intergemeentelijke samenwerking) mee te verdedigen en uit te bouwen. Je bent ambassadeur van de winkel (structuur).
Je zorgt ervoor dat het lokale en bovenlokale meerjarenplan in elkaar kan haken. Dat beide plannen in geest of filosofie niet los van elkaar staan. Dat zou de werking van de winkel in gevaar brengen.
Ambtenaar
Het is belangrijk dat je leert om gezamenlijk vooruit te denken en te plannen op lange termijn.
De dagelijkse werking van de winkel ligt in de handen van jou en collega’s. Jullie moeten ervoor zorgen dat er goede afspraken zijn met leveranciers, dat klanten goed worden onthaald en dat jullie de gewenste boeketten hebben klaarstaan.
Je winkel moet zichtbaar zijn. Dat is de sleutel om klanten te behouden, om draagvlak te krijgen en te behouden bij alle deelnemende bestuurders.
Voor een bloemenwinkel heb je natuurlijk nog steeds een goed gevoede potgrond en mooie en verscheidene bloemen nodig. Zonder goede potgrond, geen goede bloemen en ook geen bloemenwinkel. Blijven werken aan de basis is essentieel voor het slagen van de samenwerking.
Samen
Blijf ook in de winkel samen richting bepalen, bestuur en beheer de zaak samen.
Het is aan jullie om samen te mandateren wie aanstuurt en bijstuurt, wie zorgt voor de procesopvolging en -aansturing.
Infographic groeimodel IGS jeugd
Om deze metafoor en alle geleerde lessen behapbaar te delen, ontwikkelden we een fleurige infographic. De regionaal ondersteuners stellen deze graag, met de nodige uitleg, voor op jouw intergemeentelijke bijeenkomst.
Infographic
Infographic
Benieuwd in welke groeifase jouw IGS zit en hoe jullie verder kunnen doorgroeien? Jouw regionaal ondersteuner komt graag deze infographic voorstellen en samen met jullie het nodige zaai-, pluk- en verkoopwerk doen.