Geld zoeken voor dummies

Geld zoeken voor dummies

Deze webpagina is deels opgebouwd op basis van de sessie door Ine Van Nuffel van Trefpunt tijdens vormingstweedaagse 2023.

Je hebt een geniaal idee, je zit meteen concrete nood of er ligt een kant-en-klaar plan op tafel. En dan. CENTEN! Hoe je het ook draait of keert, iets realiseren, kost geld. Ofwel kan je beroep doen op de gemeentefinanciering, maar dat zal niet altijd het geval zijn. Daarom vind je hieronder de spoedcursus: geld zoeken voor dummies in vier handige stappen.

STAP 1: Ideeën genereren

STAP 2: Geld vinden

STAP 3: Planmatig omgaan met projectsubsidies

STAP 4: Schrijven van projecten

Stap 1: Ideeën genereren

Geld zoeken om te zoeken, dat is maar niets. Je vertrekt altijd vanuit een idee waarvoor je gericht op zoek gaat naar financiële middelen. Eigenlijk zijn er twee pistes. Ofwel is er ruimte voor een nieuw idee of project en dan moet je aan het brainstormen. Laat je bijvoorbeeld inspireren door jouw omgeving of jouw huidige takenpakket. Ofwel vertrek je vanuit een concrete nood, een uitdaging die komt bovendrijven,… het wordt dan al snel duidelijk rond welke doelen jouw idee zal werken.

Belangrijk ook om reeds vanaf deze fase op zoek te gaan naar partners die je eventueel wil betrekken. Hoe vroeger zij mee zijn, hoe makkelijker het is om later tot concrete projecten te komen. Bovendien kunnen die partners jouw ook idee ook verder aanscherpen of informatie geven over bestaande noden en uitdagingen.

Tip voor beginners: begin niet te groot. Projecten uitschrijven en realiseren, daar komt heel wat bij kijken. Zie een eerste projectidee vooral als een grote leerkans om de kneepjes van het vak te weten te komen.

Stap 2: Geld vinden

Intern

Heb je een fantastisch idee dat goed zou inspelen op een nood van kinderen en jongeren in jouw gemeente? Dan kun je op zoek naar geld om dat idee te realiseren. Begin met intern te kijken of er middelen beschikbaar zijn. Neem het merjaarplan van je gemeente er eens bij. Misschien staan er wel acties of doelstellingen in waar jouw idee in past. Dit hoeft niet enkel bij de jeugddienst te zijn. Ga ook zeker eens kijken bij andere diensten binnen je gemeente.  Andere beleidsdomeinen hebben ook heel wat impact op de leefwereld van kinderen en jongeren, dus mogelijks liggen daar kansen voor jouw idee.

Extern

De kans dat je dé projectoproep zal vinden die 1-op-1 een antwoord biedt op jouw idee is klein. Het is dan ook belangrijk om creatief te zijn. Ga op zoek naar zoveel mogelijk financieringskanalen en kijk wat zij jou kunnen bieden.

Bijvoorbeeld, in Oost-Vlaanderen kan je een subsidie ontvangen als je streekproducten promoot op events die open staan voor een groot publiek. Mattentaarten op jouw volgende event? Daar kan je voor gesubsidieerd worden met een maximum van 1000 euro per initiatief. Ook bij de andere provincies kan je mogelijks terecht.

Waar begin ik te zoeken?

• Vlaamse Subsidieregister: het Vlaams subsidieregister brengt alle subsidies in kaart die vanuit de Vlaamse overheid werden toegekend of uitbetaald. Handig om inspiratie op te doen of soortgelijke initiatieven terug te vinden. 
• Abonneer je op interessante nieuwsbrieven. In het verleden schreef bijvoorbeeld het Departement Cultuur, Jeugd, Media vaak wel eens een projectoproep uit, daarover informeren ze dan via hun nieuwsbrief of neem een kijkje op de subsidiewijzer. Andere interessante nieuwsbrieven zijn:
  • Koning Boudewijnstichting:  het platform via waar heel wat goede doelen en fondsen hun projectoproep lanceren. Ook hier zitten vaak jaarlijks wederkerende dingen.
  • OP/TIL: Op zoek naar centen voor jeugdcultuur projecten? Dan kunnen de collega’s van OP/TIL jou daar zeker bij helpen.
  • JINT: Voor Europese subsidies is er één adres: JINT wijst jou de richting doorheen het Europese subsidielandschap.
  • VVSG
  • Kind en Samenleving
• Het Agentschap Innoveren en Ondernemen (VLAIO) heeft een subsidieprogramma voor plattelandsontwikkeling, LEADER. Ga zeker eens kijken of je gemeente in een LEADER-gebied ligt.
• Zoek het bij zij die al geld kregen: ga naar uitwisselingen, vormingen, inspiratiedagen,… en vraag zeker na hoe andere projecten hun financiering regelden. Daar kan jij heel wat van leren.
• Vergeet privépartners niet. Denk aan grote bedrijven (bijv. IKEA, CERA, Delhaize, Colruyt,…) maar ook de lokale middenstand kan jou misschien wel helpen?
• Een tip voor jeugdbewegingen: Dokter Jules: Het Fonds Dokter Jules Bouts is een fonds dat lokale jeugdbewegingen stimuleert om projecten op te zetten die een maatschappelijke meerwaarde hebben. Elk jaar krijgen jeugdbewegingen de kans om een project in te dienen. De moeite waard om ze daarbij te ondersteunen!

Bovenal, blijf kritisch!

Het is niet omdat het lijkt dat er veel geld te rapen valt, dat het ook altijd de moeite waard is. Soms worden enkel werkingsmiddelen vergoed maar moet je er zelf nog wel personeelstijd in steken bijvoorbeeld. En soms past een projectoproep ook helemaal bij jouw idee,visie en/of werkwijze, denk dan kritisch na of je hierop intekent of niet.

Stap 3: Planmatig omgaan met projectsubsidies

Er zijn dus heel wat kanalen en manieren om geld te vinden. Echter mag je er niet vanuit gaan dat ze allemaal beschikbaar zullen zijn op het moment dat je ze nodig hebt. En eens sommige projectoproepen beschikbaar worden is de schrijftijd soms beperkt. Een goede planning is de cruciaal.

Wees voorbereid

We haalden het al aan, projectoproepen volgen is nodig. Maar er is meer, je kan ook jouw eigen kalender aanleggen met jaarlijks terugkerende subsidies. Zo weet je al op voorhand wanneer je mogelijks wat tijd in de agenda moet blokkeren.

Informeer je wanneer het concreter wordt

Vaak bieden grote projectoproepen ook wel informatiemomenten aan. Sluit daar zeker op aan en stel voldoende vragen, dat kan je helpen om beter in te kunnen schatten waar je mee bezig bent. Aarzel ook niet om verder in het procesgerichte vragen te stellen.

Regel jezelf tijd

Een projectsubsidie schrijven is snel schakelen. Las redelijk snel een opstartvergadering in met alle betrokken partijen om de lijnen uit te zetten, maak een taakverdeling en voorzie ruimte in je agenda. Hou ook rekening met de politieke context, sommige zaken moeten het college van burgemeester en schepenen passeren.

En hoe zeer je ook op voorhand probeert te werken, hou er rekening mee dat sommige zaken deadlinewerk zullen worden (bijv. handtekeningen van partners verzamelen). De dag(en) voor de deadline blokkeer je dus best ook wat tijd.

Stap 4: Schrijven van projecten

Centen gevonden? Schrijven dan maar! Een projectoproep vraagt vaak een uitgewerkt dossier. Neem in dat schrijfproces zeker onderstaande stappen mee: 

Stap 1: Lees de projectoproep

Stap 2: Draagvlak creëren

Stap 3: Een plan maken

Stap 4: Begroten

Stap 5: Een dossier maken

Stap 6: Timing

Stap 1: Lees de projectoproep

Klinkt als een logische stap, maar al te vaak lezen we te snel door een projectoproep, terwijl je daar de basis voor je projectdossier vindt. Kijk eerst na of je voldoet aan de voorwaarden om te kunnen indienen op de oproep. Mogelijks moet je op zoek naar een partner die voor en/of met jou kan indienen.

Haal vervolgens de indicatoren van het project eruit: duid deze aan of schrijf ze ergens apart op, om ze er later terug bij te kunnen nemen. Bekijk ook of er een gewicht is toegekend aan de gunningscriteria. Wat vindt diegene die de projectoproep schreef belangrijk? En waar zal je dus extra de aandacht op moeten vestigen in je projectdossier?

Kijk zeker ook nu al de vooropgestelde timing na. Past deze timing binnen wat je zelf voor ogen had en binnen je reguliere werking? Ga ook het budget na: waarvoor kan het gebruikt worden en moet er een deel bijgelegd worden vanuit je eigen financiering?

Zorg er tot slot voor dat je goed weet wie je dossier zal lezen: analyseer de jury. Weet aan wie je je richt. Mogelijks is een idee baanbrekend waardoor het uitleg vergt zodat de juryleden goed mee zijn.

Heb je vragen over de projectoproep of twijfel je over bepaalde zaken? Aarzel dan ook niet om de schrijvers van de projectoproep te contacteren om je vraag te stellen.

Stap 2: Draagvlak creëren

Draagvlak creëren is een essentiële stap bij het schrijven en indienen van een projectdossier. Denk goed na wie je mee wil hebben in je verhaal. Wie zijn de potentiële partners voor dit project? Wat verwacht je van je partners als ze instappen? En wat heb jij hen te bieden met dit project, wat is voor hen de meerwaarde? Zorg er ook voor dat je je partners goed kent: waar zijn ze mee bezig en wat zijn hun noden?

Heb je een duidelijk beeld van wie je partners zullen zijn? Dan kan je werken aan het draagvlak. Draagvlak gaat verder dan enkel goedkeuring of steun voor je project; het gaat over echte betrokkenheid: je werkt samen aan een gemeenschappelijk doel.

Mogelijks zullen niet alle potentiële partners direct volledig overtuigd zijn van het project. Hou hierbij de theorie van Guy Ooms in je achterhoofd. Hij stelt dat er verschillende stappen zijn die mensen doorlopen om een grote betrokkenheid tot de boodschap van een project te voelen. Mensen moeten al deze stappen doorlopen, van “ontkenning” tot “aanvaarding” en uiteindelijk “fan” en zelfs “insider”. Je kan geen stappen overslaan, waardoor dit tijd vraagt en je er dus rekening mee moet houden.

Het is belangrijk om de partners vanaf het begin mee te nemen in het schrijfproces van het dossier. Dat betekent niet dat je samen moet schrijven, maar wel dat je samen moet nadenken. Tijdens het schrijven structureer en vertaal je de ideeën die bijvoorbeeld tijdens een gezamenlijke brainstorm naar boven kwamen. Tijdens het schrijfproces check je wel af en toe af bij je partners of de vertaling en structuur goed en herkenbaar is voor hen.

Vergeet bij deze stap niet de doelgroep van het project zoveel als mogelijk te betrekken. Hun input is essentieel omdat zij degenen zijn voor wie het project uiteindelijk bedoeld is. Door hen al in een vroeg stadium te betrekken, verhoog je niet alleen de relevantie en effectiviteit van het project, maar vergroot je ook hun betrokkenheid.

Tijdens het samen nadenken over het project is het van belang dat iedereen die (figuurlijk) rond de tafel zit op een geïnformeerde manier kan meedenken. Durf van een leeg blad te starten, maar zet wel grenzen. Deze grenzen bepalen je kader waarbinnen je moet werken, bijvoorbeeld de indicatoren en voorwaarden van de projectoproep. Binnen dat vooropgestelde kader kun je wel creatief en vrij denken.

Wil je inspiratie voor methodieken en tools om hiermee aan de slag te gaan? Neem een kijkje in de toolbox beleidsplanning.

Tot slot, samen nadenken over een projectdossier en betrokken zijn tijdens het schrijfproces betekent niet automatisch dat je ook allemaal het project zal uitvoeren. Spreek duidelijk verwachtingen naar elkaar uit en zorg voor een heldere rolverdeling, zowel tijdens het schrijven als tijdens de uitvoering van het project. 

Stap 3: Een plan maken

In de volgende stap vertaal je de ideeën die zijn ontwikkeld tijdens het denkproces samen met de partners naar een concreet plan van aanpak. Het maken van een plan biedt structuur en richting aan het project.

Er bestaan verschillende modellen voor projectplanning die je kunnen helpen om een plan van aanpak op te stellen. We lichten er kort vier voor je toe.

1. PDCA-cyclus: Dit model omvat de stappen Plan, Do, Check en Act. Het is een cyclisch proces waarbij continu wordt gepland, uitgevoerd, gecontroleerd en aangepast om verbeteringen door te voeren.
2. Design Thinking: Design Thinking is een creatieve benadering voor het oplossen van complexe problemen. Bij dit model start je steeds vanuit je doelgroep en diens noden die je zo goed mogelijk probeert te begrijpen. Op basis van die nodenanalyse bepaal je een probleem dat je wil oplossen. Vervolgens bedenk je zoveel mogelijk creatieve oplossingen voor dat probleem, om daarna ‘prototypes’ te maken van de beste ideeën. Die prototypes test je uit met je doelgroep, waarbij je feedback verzamelt om je oplossing te verbeteren.
3. GROW model: GROW staat voor Goal, Reality, Options en Way Forward. Bij dit model start je met het stellen van duidelijke doelen. Daarna breng je de huidige situatie in kaart, in relatie tot de doelen die je stelde: welke successen boekte je al en waar loop je nog tegenaan? Ook in dit model bedenk je vervolgens verschillende manieren om je doel te bereiken en inventariseer je de verschillende voor- en nadelen van deze opties. Als laatste stap bedenk je wat je concreet zal doen, wanneer je wat zal doen en hoe je op het einde van de rit zal weten of je doelen bereikt zijn.  
4. Agile: De Agile methode is een flexibele aanpak voor projectmanagement waarbij teams in korte, iteratieve cycli, ook wel 'sprints' genoemd, werken. Tijdens elke sprint worden specifieke taken uitgevoerd en wordt een deel van het project afgewerkt.

Wees bij het plannen bovenal eerlijk. Durf zelf kritisch te zijn naar je eigen project. Dat toont aan dat je de juiste competenties hebt om ook na het toekennen flexibel in het project te staan. Vergeet ook niet wat je al doet. Geef aan hoe het project een aanvulling is op wat je reeds doet, maar zet zeker ook die opgebouwde expertise en ervaring in de verf.

Stap 4: Begroten

Nadat je hebt nagedacht over hoe je het project zal aanpakken en welke stappen je hierin zal zetten, kan je een begroting uitwerken. De begroting geeft een overzicht van de financiële aspecten van het project.

In een begroting breng je alle kosten van een project in kaart. Je denkt dus na over hoe je de middelen die je zou krijgen van de schrijvers van de projectoproep, zou inzetten. Bepaal ook of je hiernaast nog eigen middelen zal vrijmaken voor het project, en of je partners een stuk zullen bijdragen. Bespreek de begroting tevens goed op voorhand met de partners: verwachten zij ook een deel van het budget te gebruiken of te krijgen?

Een belangrijk deel van het budget zal vermoedelijk gaan naar personeelsmiddelen. Daarvoor moet je eerst berekenen hoeveel personeelstijd er zal ingezet worden voor dit project. Hiervoor is het handig om te weten dat één voltijds equivalent (VTE) neerkomt op ongeveer 214 werkdagen, aan 38 uren per week, wat komt op 1626,4 werkuren per jaar. Aan de hand hiervan kan je berekenen hoeveel VTE er in je project zal moeten geïnvesteerd worden, om dan de personeelskost te berekenen. Je personeelskost is meer dan enkel het loon: ook maaltijdcheques, vakantiegeld, woon-werkverkeer, eindejaarspremie, werkgeversbijdrage… moeten meegerekend worden. Een goede vuistregel is om het brutoloon van een werknemer te vermenigvuldigen met 19, dit is de kost om iemand voltijds tewerk te stellen voor een volledig jaar.

Naast personeelsmiddelen, zal je werkingsmiddelen in rekening moeten brengen. Misschien heb je al eens een gelijkaardige activiteit gedaan waarop je je kan baseren om deze kost in te schatten.

Ga eveneens na of je overheadkosten mag rekenen. Overheadkosten zijn indirecte kosten die niet rechtstreeks te linken zijn aan een dienstverlening of product, maar die wel noodzakelijk zijn voor de werking van je organisatie. Dat gaat bijvoorbeeld over het loon van administratief personeel, huur van een kantoor, verzekeringen, kantoormateriaal, energiekosten… Meestal wordt 10 à 15% gerekend hiervoor.

Na het opmaken van je begroting is het een goed idee om nog eens terug te keren naar de “waarom-vraag”. Waarom wou je ook alweer een projectdossier indienen voor die extra middelen? Past je dossier nog wel bij de projectoproep én bij je eigen initiële idee? Is de begroting realistisch, ook binnen je huidige reguliere werking?

Stap 5: Een dossier maken

Je hebt intussen al een goed idee van hoe je project er al uit zien en welke stappen je zal zetten. Dit plan moet je nu gaan vertalen in een overtuigend dossier. Dit kan op verschillende manieren opgebouwd worden, we geven je er twee mee.

Je kan je plan uit de doeken doen aan de hand van acties en doelstellingen. Denk eerst na over de strategische doelstellingen van je project. Strategische doelstellingen zijn doelstellingen op lange termijn, dit zijn je hoofddoelen die verbonden zijn met de missie van je organisatie of project. Je strategische doelstellingen vertaal je telkens in de operationele doelstellingen. Dit zijn doelstellingen op korte termijn, om de strategische doelstellingen te bereiken. Het zijn dus eerder tussentijdse doelen om het eindresultaat de behalen. Tot slot ga je acties formuleren, dit zijn de concrete acties die je effectief zal uitvoeren.

Een andere mogelijkheid is om je plan op te delen in werkpakketten. Een werkpakket is een clustering van activiteiten, bijvoorbeeld ook de opvolging van je project (afstemming met en tussen de partners, tussentijdse evaluatie…) kan je onderbrengen in een werkpakket. Per werkpakket kan je de begroting toevoegen en expliciet benoemen welke indicatoren behaald zullen worden in dit werkpakket.

Zorg er bij het schrijven van je dossier voor dat de lezers de informatie die voor hen belangrijk is, makkelijk terugvinden. Haal er bijvoorbeeld de indicatoren uit de projectoproep, en eventueel bijkomende, visueel uit. Je kan hierbij de woordenschat van de schrijvers van de oproep gebruiken.

Een volgende tip is om jezelf te verkopen als ideale kandidaat door jouw ‘unique selling point’ in de verf te zetten. Benadruk waar jij goed in bent en waarom jij de ideale kandidaat voor dit project bent. Zorg ervoor dat de beoordelaars jouw expertise makkelijk zien. Duid ook de meerwaarde van het project bovenop je reguliere werking. Jouw ‘unique selling point’ mag gerust op verschillende plekken in het dossier terugkomen.

Let erop dat je taalgebruik actief is. Zeg bijvoorbeeld niet “we proberen” maar “we doen”, dat is een stuk krachtiger en overtuigender. De lezers van je dossier moeten geloven in je project en de haalbaarheid ervan. Hou hier ook terug in je achterhoofd welke jury je dossier zal lezen, misschien kan je hen wel overtuigen door vaktermen te gebruiken die duidelijk maken dat je weet waarover je het hebt.

Stap 6: Timing

In een laatste stap komt het er opnieuw op aan om het de lezers van je dossier makkelijk te maken. Dit kan je doen door visueel weer te geven welke stappen je zal ondernemen en wat wanneer zal gebeuren. Geef hier eventueel ook in weer welke partners betrokken zijn bij welke stap. Er bestaan verschillende tools die je kunnen helpen om je timing visueel weer te geven, bijvoorbeeld Canva.

Waarom niet? AI is alomtegenwoordig in onze maatschappij, je kan er dus maar beter op een goede manier gebruik van maken. Volg zeker deze tips.

1. Geef AI (bijv. CHAT GPT) de juiste prompts: dat wil zeggen, zorg dat AI jouw situatie kent en op maat een product kan voorzien.  Geef informatie over
   1. Wie jij bent: schets jouw functie, de gemeente waarvoor je werkt,…
   2. Jouw idee: pitch jouw idee en stel CHAT GPT de vraag om jou nog vijf vragen over het idee te laten beantwoorden zodat die jouw projectidee beter begrijpt
   3. De projectsubsidie: geef de tekst van de projectsubsidie in
   4. De vormelijke vereisten: laat CHAT GPT in een rol kruipen: ‘officiële, zonder te sterk archaïsch te zijn, taalgebruik van iemand met expertise over  … ‘
2. Gebruik AI als sparring partner:
   1. Brainstorm met AI: denk samen na over een idee, laat CHAT GPT jou nieuwe ideeën geven of laat hem kritische vragen bedenken
   2. Structureer met AI: denk samen na over een tekstopbouw
   3. Reflecteer met AI: deel  jouw tekst en vraag om feedback
3. Maar bovenal, vertrouw ook op jouw eigen talent. AI is jouw hulpmiddel, jij houdt de pen vast.

Mogelijks dien je niet enkel alleen maar zelf in op een projectoproep, maar schrijf je zelf ook af en toe projectoproepen uit. Ook daarvoor hebben we enkele tips voor je klaar, die vind je op deze pagina.