Een projectoproep schrijven

Projectoproep schrijven

Het lanceren van een projectoproep geeft je de mogelijkheid om innovatieve en creatieve projecten aan te moedigen en te ondersteunen. Je projectoproep zal bepalen welk soort projecten er zullen indienen. Het loont dus de moeite om hier even de tijd voor te nemen en enkele zaken in acht te nemen. We geven je graag enkele tips en aandachtspunten mee.

Het is om te beginnen belangrijk om duidelijk weer te geven wat je verwacht. Overweeg bijvoorbeeld of je een open oproep wilt doen, waarbij de indieners veel vrijheid hebben, of misschien heb je reeds een duidelijk beeld van wat je verwacht van de projecten? Zorg voor duidelijke indicatoren waaruit je verwachtingen duidelijk blijken. Hieruit moet naar voren komen wat jij belangrijk vindt en wat je beoogt met de projectoproep.

Denk daarnaast op voorhand goed na op welke manier je de ingediende projectdossiers zal beoordelen. Daarvoor zijn duidelijke indicatoren en criteria belangrijk, die zullen je helpen om je beslissing te maken én te verantwoorden. Eventueel kan je op voorhand een gewicht hangen aan de criteria die voor jou meer of minder doorwegen.

Niet enkel over de inhoud van de projecten moet je goed nadenken over je eigen verwachtingen, ook voor de partnerschappen is dat belangrijk. Moeten de partnerschappen al concreet zijn bij het indienen? Moeten er al beloftes of intentieverklaringen tot samenwerking opgenomen zijn in het dossier? Het vinden van geschikte partners kost tijd, dus het is belangrijk om hierop te anticiperen. Dit kan door tijd in het project zelf te reserveren voor het vormen of versterken van partnerschappen, of door indieners voldoende tijd te geven om projectdossiers in te dienen vóór de deadline.

Denk verder goed na over het beschikbare budget voor de projecten. Is het budget in verhouding met de beoogde resultaten? Moeten aanvragers een deel van het budget zelf inbrengen? Kunnen ze dan ook vlot een meerwaarde creëren voor hun eigen organisatie? Hoe en wanneer wordt het budget gegeven aan de projecten die uiteindelijk aan de slag kunnen?

Nadat je een duidelijke en aantrekkelijke projectoproep hebt uitgeschreven, zijn er nog enkele stappen die je moet doorlopen. Mogelijks heb je goedkeuring nodig voor je oproep. Hou hier rekening mee in je planning én neem ook deze aspecten op in je projectoproep.

Na de goedkeuring van je projectoproep kan je ze lanceren. Overweeg zorgvuldig waar en hoe je de oproep lanceert om ervoor te zorgen dat ze de juiste doelgroep bereikt.

Na de lancering zullen er (hopelijk) heel wat leuke projecten hun ideeën indienen. Hiervoor zal je een indiendatum moeten bepalen. Hierbij hou je best rekening met de tijd die nodig is om de oproep op te pikken, maar ook met de leefwereld van je doelgroep. Vaak zal je doelgroep bestaan uit jongeren en plan je je indiendatum dus beter niet tijdens examenperiodes of andere drukke periodes in een werkingsjaar van een jeugdwerking bijvoorbeeld.

Denk voor het indienen op je projectoproep ook na over de verschillende mogelijkheden die bestaan hiervoor: een schriftelijk projectdossier, een filmpje, een mondelinge presentatie… Geef duidelijk in je projectoproep weer wat je verwacht en of de indieners hier zelf een keuze in mogen maken.

Nadat je alle indieningen op je oproep hebt ontvangen zal je ze gaan beoordelen, op basis van de indicatoren die je reeds bepaalde. Zorg ervoor dat de periode waarin een beslissing wordt genomen niet te lang duurt, om de motivatie en dynamiek bij de indieners hoog te houden. Om dezelfde reden is het aangeraden om de projecten snel na goedkeuring te laten starten.

Als laatste is het gewenst om ook voldoende tijd te voorzien voor de afronding van de projecten en om bewijsstukken ter verantwoording van de projecten in te dienen. Geef hen voldoende tijd om een grondige evaluatie uit te voeren en om alle benodigde informatie te verzamelen.

Ben je zelf op zoek naar middelen voor je project? Dan vind je op deze pagina onze tips hiervoor.