Beleids-en beheerscyclus

Beleids- en beheerscyclus

Begin 2025 is het nieuwverkozen gemeentebestuur aan de slag gegaan met haar toekomstplannen voor de gemeente. Hiervoor gebruikt de gemeente een geïntegreerd werkinstrument waarin zij haar inhoudelijke en financiële beleid kan plannen, uitvoeren, evalueren en bijsturen. Dit werkinstrument heet de beleids- en beheerscyclus of BBC. Dankzij de BBC verloopt de opvolging van het beleid op een veel efficiëntere manier. We spreken van ‘geïntegreerd’ instrument omdat alle domeinen van het gemeentelijk beleid er een plek in vinden: mobiliteit, cultuur, jeugd, vrije tijd, ruimte …

Meerjarenplan

Timing

Het meerjarenplan wordt goedgekeurd in het eerste jaar van het nieuwe bestuur (2025) en heeft betrekking op de zes jaar die daarop volgen (2026-2031). Het valt op dat het meerjarenplan legislatuuroverschrijdend is, vanuit de idee dat een nieuwe bestuursploeg onmogelijk al meteen voor het eerste jaar een nieuw meerjarenplan kan maken.

Opmaak van het meerjarenplan

Het eerste jaar van de nieuwe legislatuur is een echt schrijfjaar om het nieuwe meerjarenplan voor te bereiden.

Eerst maakt het bestuur een omgevingsanalyse op. Dit geeft een beeld van de noden en behoeften van burgers. Waar moet de gemeente op inzetten? Het maakt een foto van de gemeente binnen alle beleidsdomeinen om ontwikkelingen en uitdagingen in kaart te brengen. Ook de input uit participatie en opgemaakte memoranda (van bv. de jeugdraad) krijgt hier een plaats in.

Daarna zet het gemeentebestuur het bestuursakkoord dat de nieuwe meerderheidspartijen na de verkiezingen hebben opgemaakt, samen met input uit de omgevingsanalyse, om in doelstellingen, actieplannen en acties (= meerjarenplan).

Aan het einde van het keurt de gemeenteraad het meerjarenplan goed. Voor de gemeenteraad dit meerjarenplan goedkeurt, is het ook decretaal verplicht dat de jeugdraad om advies gevraagd wordt.

“Het college van burgemeester en schepenen toont aan dat ze advies vraagt aan de jeugdraad over alle aangelegenheden die betrekking hebben op het jeugdbeleid, ook bij de opmaak van het meerjarenplan.” (uit decreet lokaal jeugdbeleid)

Meer info over het decreet lokaal jeugdbeleid op deze pagina.

Wat staat erin?

De strategische nota

Je vindt in de strategische nota tekst en uitleg bij de lokale prioritaire beleidsdoelstellingen(*).

• Om de doelstelling concreter te maken, wordt aan elke beleidsdoelstelling uit de strategische nota één of meer actieplan(nen) toegevoegd.
• In elk actieplan vind je een termijn terug waarbinnen de doelstelling gerealiseerd moet zijn.
• De afzonderlijke initiatieven die de gemeente neemt om een actieplan te realiseren noemt men acties.

Voorbeeld:

• Beleidsdoelstelling: Samenwerking tussen culturele actoren en de burger bevorderen
• Actieplan: Meer podiumkansen voor jong talent van eigen bodem
• Acties: We organiseren Lokale Helden in 2026

De prioritaire beleidsdoelstellingen zijn die beleidsdoelstellingen die het bestuur heel belangrijk vindt. Het gaat vooral om de zaken die een wijziging betekenen tegenover het verleden, dus nieuwe initiatieven en/of investeringen. Het zijn de doelstellingen waarvan men de (mate van) realisatie uitdrukkelijk wil opvolgen.

(*)De niet-prioritaire doelstellingen of overig beleid gaan meestal over zaken die gewoon doorlopen, waarrond geen nieuw beleid ontwikkeld wordt. Denk bijvoorbeeld aan de ondersteuning van verenigingen, onderhoud van straten, pleinen en parken, het ophalen van huisvuil of het afleveren van identiteitskaarten en rijbewijzen.

De financiële nota

De financiële nota geeft per jaar een overzicht van de geplande uitgaven en ontvangsten van de prioritaire en niet-prioritaire(*) doelstellingen. De financiële nota geeft een goed overzicht welke budgetten aan welke actieplannen en bijgevolg acties zijn gekoppeld en biedt verduidelijking over het financieel evenwicht.

Het meerjarenplan opvolgen

Het meerjarenplan is geen statisch document, maar gedurende de beleidsperiode voortdurend in beweging. De gemeente moet de boekhouding met de inkomsten en uitgaven goed opvolgen. Om uitgaveposten overzichtelijk te maken, wordt het gemeentelijk beleid ingedeeld in beleidsvelden (vb. ‘jeugdsector- en verenigingsondersteuning’, ‘sportinfrastructuur’, ‘toerisme infrastructuur’…).
Deze beleidsvelden kunnen worden verfijnd in beleidsitems en gegroepeerd in beleidsdomeinen.

Voorbeeld

• Beleidsdomein: Vrije Tijd
• Beleidsveld: Infrastructuur en faciliteiten ten behoeve van kinderen en jongeren  
• Beleidsitem: Aanleg nieuw speelterrein

Aan elk beleidsveld is een code gekoppeld. Voor ‘jeugd’ bestaan er vier codes:

• 0750 Jeugdsector- en verenigingsondersteuning
• 0751 Gemeentelijke dienstverlening gericht op kinderen & jongeren
• 0752 Infrastructuur en faciliteiten ten behoeve van kinderen en jongeren    
• 0759 Overige activiteiten met betrekking tot jeugd

Je kan dus heel snel op het einde van het jaar en op basis van deze codes nagaan hoeveel budget er naar 'jeugd' is gegaan. Dit is natuurlijk slechts een ruwe indicator. De renovatie van het zwembad (beleidsitem) waar kinderen en jongeren ook gebruik van maken, zal wellicht vallen onder het beleidsveld 'sportinfrastructuur', code: 0742. Tip: bekijk en vergelijk de begroting van jouw gemeente via Je Gemeente Telt.

Zelf opvolgen?

Kijk in jouw meerjarenplan in het onderdeel “documentatie” naar het overzicht van beleidsdomeinen en beleidsvelden. Dit geeft jou een overzicht van de codes die gebruikt worden in jouw gemeente of stad. En kijk zeker ook naar brede “jeugd”-thema’s. Acties rond mobiliteit kunnen een grote impact hebben op kinderen en jongeren en zijn de moeite waard om te monitoren.

... en aanpassen

Het meerjarenplan biedt een enorme meerwaarde wat betreft het plannen en structureren van het beleid. Maar zeker ook op het gebied van de uitvoering. Beleid voeren is immers geen statisch gegeven en wordt in de loop van de rit bijgehouden. De boekhouding en budgetten zijn dus constant in beweging en kunnen via het meerjarenplan efficiënt worden beheerd. Bij elke wijziging aan doelstellingen, acties of budgetten moet de gemeenteraad dit goedkeuren. Een aanleiding voor zo’n wijziging kan de jaarlijkse opmaak van de jaarrekening zijn.

Jaarrekening

Na het einde van elk jaar maakt de gemeente een jaarrekening op waarin je precies terugvindt welke uitgaven en inkomsten er in dat jaar effectief waren. Ook de jaarrekening wordt telkens goedgekeurd op de gemeenteraad en dit uiterlijk op 30 juni van het jaar volgend op het jaar dat onderwerp is van de jaarrekening (bijv. 30 juni 2026 voor de jaarrekening van 2025). De jaarrekening bestaat onder meer uit volgende zaken:

• Beleidsevaluatie: weergave van het gevoerd beleid en de mate waarin de beleidsdoelstellingen zijn bereikt. Geeft per doelstelling aan in welke mate de geplande acties en de verwachte inkomsten en uitgaven effectief gerealiseerd werden.
• Financiële nota: geeft een overzicht van de inkomsten en uitgaven van dat jaar. En in welke mate geraamde budgetten al dan niet werden gebruikt of overschreden.

Meer over BBC?

Dit artikel is gebaseerd op informatie van de website van ABB (Agentschap Binnenlands Bestuur) over lokale besturen en de website van VVSG (Vereniging van Vlaamse Steden en Gemeenten).

Op de website van ABB vind je ook heel wat informatieve filmpjes over het BBC (het ABC van BBC). Zeker de moeite waard voor wie zich verder wil verdiepen in de opbouw van de BBC.