Hoe digitaal goed vergaderen?

"Elk nadeel heb se voordeel", zei Johan Cruijff. In tijden waarin we elkaar niet meer in levenden lijve mogen zien om te overleggen, experimenteren we volop met telewerk en digitale vormen van samenwerken. Het zijn hoogdagen voor samenwerkingstools als Teams en andere platformen. Hoe pak je dat nu best aan? Lees even mee. 

Klaar voor je eerste digitale vergadering 

Kies een toepassing. Als je werkt met Office365, dan is Teams een goede toepassing. In de toepassing zelf vind je een heel uitgebreide handleiding. Zoom is een gelijkaardige tool en werkt onafhankelijk van Microsoft. Je kan in beide toepassingen met meerdere mensen tegelijk vergaderen, je scherm delen, tegelijkertijd werken in gedeelde documenten. Let wel op: video conferencing werkt niet in elke browser vlekkeloos. Met Google Chrome heb je het meeste kans op succes. 

Check het materiaal. Heeft iedereen een camera en microfoon? Bij laptops is dit ingebouwd, bij desktops is dat niet vanzelfsprekend. Koptelefoons met ingebouwde microfoon kunnen soelaas bieden. Misschien heb je wel oortjes van bij je smartphone die je hiervoor kan gebruiken. En beeld is écht een meerwaarde omdat je dan ook de non-verbale communicatie ziet. 

Doe een test. Als het de eerste keer is dat je digitaal zal vergaderen, doe dan eerst een try-out. Check of iedereen beschikt over een computer, tablet of smartphone met een stabiele internetverbinding. Misschien wil je ook een document of presentatie tonen? Zoek op voorhand uit hoe je dat kan doen. 

Stel een agenda op. Wat wil je vragen aan de deelnemers? Welke info wil je van hen krijgen? Heb je iedereen die je nodig hebt? En omgekeerd: is van iedereen duidelijk wat er verwacht wordt? 

Plan kort. Voorzie niet meer tijd dan strikt genomen nodig is, plan kortere vergaderingen dan gewoonlijk, baken de vergaderingen inhoudelijk duidelijk af. Digitaal vergaderen is best intensief, en mensen hebben altijd de neiging om ergens de tijd voor te nemen die ervoor ingepland is, ook al kan het korter. En dat terwijl tijd schaars is voor iedereen. 

Vermijd afleiding. Kies een rustige plaats en zorg in de mate van het mogelijke voor een rustige achtergrond. In Teams kan je de achtergrond laten vervagen. Heb aandacht voor de belichting: zorg dat je gezicht zichtbaar is. 

Maak duidelijke afspraken voor het gesprek

Je hebt de toepassing gekozen, alles werkt bij iedereen, de agenda is afgesproken, en dan is het zover. Je klikt op de link naar de vergadering en de andere deelnemers sluiten aan. Om alles wat daarna gebeurt in goede banen te leiden, maak je duidelijke afspraken:

• Wees op tijd. 
• Duid een gespreksleider aan. Meestal is dat degene die het vergaderverzoek heeft gestuurd. 
• Wie niet aan het woord is, zet de microfoon uit. 
• Je laat best àlle deelnemers apart plaatsnemen voor een scherm. Onderlinge gesprekjes zijn lastig te volgen. 
• Wil iemand het woord? Spreek daarvoor een signaal af. Als je iedereen ziet, kan je afspreken om je hand op te steken. Kun je chatten naast het videobeeld? Dan kan je afspreken om iets te typen in de chat. 
• Ga je akkoord? Als je werkt met chat, kan je '+1' typen. 
• Laat even stilte tussen agendapunten. Zo geef je deelnemers de tijd om alles nog even op een rijtje te zetten of notities te nemen. 

Wanneer is een digitale vergadering de juiste oplossing?

Heb je een eenvoudige vraag die niet dringend is? Zet het op mail. Waak erover dat je niet heen en weer gaat pingpongen! Daar is mail niet voor bedoeld en je mailbox wordt er alleen maar voller van en jijzelf ongelukkiger. Wees zelf alert en spreek mensen daarop aan. 

Heb je een dringende, eenvoudige vraag? Dan kan je chatten met je collega's. Krijg je een chatbericht dat niét dringend is? Vraag aan de afzender om het op mail te zetten. Dat geeft jou de mogelijkheid om de vraag te bekijken op een moment dat het jou past. 

Is je vraag niet-dringend en complex? Geef aan wanneer je beschikbaar bent en plan een vergadering in. In tijden van corona een digitale vergadering dus. 

Is je vraag dringend en complex? Overweeg goed of je mensen voor je vraag uit hun workflow wilt halen. Zo ja, telefoneer. Complexe zaken los je niet op via chat of mail. 

Beslis van élk binnenkomend bericht wat ermee moet gebeuren en ga daarnà aan de slag met je taken.
Neem daar de tijd voor en je zal merken dat je veel efficiënter werkt als je alles op een rijtje hebt.

• Zit er geen taak in en wil je de info niét bijhouden? Verwijder. 
• Zit er geen taak in, maar wil je de info wél bijhouden? Archiveer.
• Zit er een taak in voor een ander? Stuur door en laat dat weten aan de afzender. Zet in een lijstje ‘wachten op’.
• Zit er een taak in die je binnen de twee minuten kan afhandelen? Doe het direct. 
• Heb je meer tijd nodig? Plan een moment in je agenda en eventueel die van de mensen die erbij betrokken zijn.