Subsidiereglementen
Subsidiereglementen
Vaak zijn subsidiereglementen binnen het jeugd(werk)veld te ingewikkeld, vragen ze heel wat papierwerk, zijn ze voor sommige groepen niet toegankelijk, … Je moet veel doen voor misschien wel (te) weinig geld en het is niet te begrijpen.
Daarom is het cruciaal om goed na te denken bij het opstellen of herwerken van een subsidiereglement. Een goed reglement werk je niet op één twee drie uit. Je staat best even stil bij de volgende vragen:
- Zal je met een subsidiereglement met punten of bepaalde thema’s werken?
- Hoe vermijd je dat de administratie om een subsidie in te dienen en nadien verantwoording af te leggen niet de grootste drempel is? En bovendien in balans is met het subsidiebedrag?
- Welke gegevens mag je opvragen van verenigingen?
- En hoe verhoud je je ten opzichte van de andere vrijetijdsdiensten? Pas je dezelfde principes of denkwijzen toe? Werk je samen ondersteuning of een subsidiereglement uit? En wat met verenigingen die op het kruispunt van verschillende vrijetijdsdiensten werkzaam zijn?
Het is belangrijk om bij de opmaak van het reglement te reflecteren over welke administratie noodzakelijk is en of al die administratie voor de vereniging het wel waard is voor het uiteindelijke bedrag dat je aan hen uitkeert.
Yente Wijns
Jeugdconsulent Sint-Katelijne-Waver
Bovendien doe je het beter niet alleen. We raden je aan om bij grote wijzigingen een werkgroep samen te stellen die mee nadenkt over de uitwerking van het subsidiereglement.
- Denk aan een collega van de dienst financiën, een jeugdrader, iemand van andere vrijetijdsdiensten…
- Zorg ervoor dat iedereen aan tafel een “subsidie-expert” wordt en het kader waarin gewerkt wordt begrijpt.
- Stel samen een visie op over het ondersteunen en over de concrete uitwerking van een subsidiereglement.
- Zet die visie om in scenario’s waar je de voor- en nadelen van afweegt
- Kies het scenario dat je wil omzetten in een reglement, met aandacht voor de aanvraag- en verantwoordingsprocedure.
- Bereid de goedkeuring verder voor.
- Denk na over eventuele overgangsmaatregelen en de informatie die je aan partners zal moeten bezorgen.
De weg naar een helder subsidiereglement
Een goed subsidiereglement werk je dus niet zomaar uit. Het vraagt inzicht, overleg, en doordachte keuzes. Onderstaande stappenplannen tonen hoe je dat proces concreet en gestructureerd kan aanpakken: van het versterken van je kennis en het evalueren van het bestaande reglement, tot het opstellen van een gedeelde visie, het uitwerken van scenario’s en het implementeren van een nieuw reglement.
Ze benadrukken het belang van samenwerking, realiteitszin en duidelijke communicatie. Door stap voor stap te werken, bouw je aan een reglement dat niet alleen administratief werkbaar is, maar ook eerlijk, transparant en gedragen.
Geïnspireerd door de ervaringen en do's-and-dont's van lokale besturen, bundelde De Verenigde Verenigingen (in samenwerking met VVSG) aanbevelingen en suggesties voor een doeltreffend resultaat. Op slimgeregeld.be vind je naast goede voorbeelden van diverse reglementen ook een stappenplan naar een helder subsidiereglement.
