Beleids-en beheerscyclus

Beleids- en beheerscyclus

Begin 2025 zal het nieuwverkozen gemeentebestuur aan de slag gaan met haar toekomstplannen voor de gemeente. Hiervoor gebruikt de gemeente een geïntegreerd werkinstrument waarin zij haar inhoudelijke en financiële beleid kan plannen, uitvoeren, evalueren en bijsturen. Dit werkinstrument heet de beleids- en beheerscyclus of BBC. Dankzij de BBC verloopt de opvolging van het beleid op een veel efficiëntere manier. We spreken van ‘geïntegreerd’ instrument omdat alle domeinen van het gemeentelijk beleid er een plek in vinden: mobiliteit, cultuur, jeugd, vrije tijd, ruimte …

Om de lokale besturen te helpen de cyclus van plannen - uitvoeren - evalueren - bijsturen (Plan - Do - Check - Act) telkens mooi rond te maken en de workflow te bewaken, bestaan er beleidsrapporten waarmee de gemeentebesturen hun beleid moeten opmaken.

Meerjarenplan

In het meerjarenplan worden de doelstellingen van het gemeentebeleid neergeschreven en gekoppeld aan de budgetten (inkomsten en uitgaven) die hiervoor zijn voorzien.

• Het eerste jaar van de nieuwe legislatuur (2025) is een echt schrijfjaar om het nieuwe meerjarenplan voor te bereiden.
  • Eerst maakt het bestuur een omgevingsanalyse op. Dit geeft een beeld van de noden en behoeften van burgers. Waar moet de gemeente op inzetten? Het maakt een foto van de gemeente binnen alle beleidsdomeinen om ontwikkelingen en uitdagingen in kaart te brengen. Ook de input uit participatie en opgemaakte memoranda (van bv. de jeugdraad) krijgt hier een plaats in.
  • Daarna zet het gemeentebestuur het bestuursakkoord dat de nieuwe meerderheidspartijen na de verkiezingen hebben opgemaakt, samen met input uit de omgevingsanalyse, om in doelstellingen, actieplannen en acties (= meerjarenplan).
  • Aan het einde van het planningsjaar 2025 keurt de gemeenteraad het meerjarenplan goed.
• Het plan heeft dus betrekking op de zes jaar die op het planningsjaar volgen (2026-2031).
• Het is dus voor één jaar legislatuuroverschrijdend vanuit de idee dat een nieuwe bestuursploeg onmogelijk al meteen voor het eerste jaar een nieuw meerjarenplan kan maken.

De strategische nota

Je vindt in de strategische nota tekst en uitleg bij de lokale prioritaire beleidsdoelstellingen(*).

• Om de doelstelling concreter te maken, wordt aan elke beleidsdoelstelling uit de strategische nota één of meer actieplan(nen) toegevoegd.
• In elk actieplan vind je een termijn terug waarbinnen de doelstelling gerealiseerd moet zijn.
• De afzonderlijke initiatieven die de gemeente neemt om een actieplan te realiseren noemt men acties.

Voorbeeld:

• Beleidsdoelstelling: Samenwerking tussen culturele actoren en de burger bevorderen
• Actieplan: Meer podiumkansen voor jong talent van eigen bodem
• Acties: We organiseren Lokale Helden in 2026

De prioritaire beleidsdoelstellingen zijn die beleidsdoelstellingen die het bestuur heel belangrijk vindt. Het gaat vooral om de zaken die een wijziging betekenen tegenover het verleden, dus nieuwe initiatieven en/of investeringen. Het zijn de doelstellingen waarvan men de (mate van) realisatie uitdrukkelijk wil opvolgen.

(*)De niet-prioritaire doelstellingen of overig beleid gaan meestal over zaken die gewoon doorlopen, waarrond geen nieuw beleid ontwikkeld wordt. Denk bijvoorbeeld aan de ondersteuning van verenigingen, onderhoud van straten, pleinen en parken, het ophalen van huisvuil of het afleveren van identiteitskaarten en rijbewijzen.

De financiële nota

De financiële nota geeft per jaar een overzicht van de geplande uitgaven en ontvangsten van de prioritaire en niet-prioritaire(*) doelstellingen. De financiële nota geeft een goed overzicht welke budgetten aan welke actieplannen en bijgevolg acties zijn gekoppeld en biedt verduidelijking over het financieel evenwicht.

Het meerjarenplan is geen statisch document, maar gedurende de beleidsperiode voortdurend in beweging. De gemeente moet de boekhouding met de inkomsten en uitgaven goed opvolgen. Om uitgaveposten overzichtelijk te maken, wordt het gemeentelijk beleid ingedeeld in beleidsvelden (vb. ‘jeugdsector- en verenigingsondersteuning’, ‘sportinfrastructuur’, ‘toerisme infrastructuur’…).
Deze beleidsvelden kunnen worden verfijnd in beleidsitems en gegroepeerd in beleidsdomeinen.

Voorbeeld

• Beleidsdomein: Vrije Tijd
• Beleidsveld: Infrastructuur en faciliteiten ten behoeve van kinderen en jongeren  
• Beleidsitem: Aanleg nieuw speelterrein

Aan elk beleidsveld is een code gekoppeld. Voor ‘jeugd’ bestaan er vier codes:

• 0750 Jeugdsector- en verenigingsondersteuning
• 0751 Gemeentelijke dienstverlening gericht op kinderen & jongeren
• 0752 Infrastructuur en faciliteiten ten behoeve van kinderen en jongeren    
• 0759 Overige activiteiten met betrekking tot jeugd

Je kan dus heel snel op het einde van het jaar en op basis van deze codes nagaan hoeveel budget er naar 'jeugd' is gegaan. Dit is natuurlijk slechts een ruwe indicator. De renovatie van het zwembad (beleidsitem) waar kinderen en jongeren ook gebruik van maken, zal wellicht vallen onder het beleidsveld 'sportinfrastructuur', code: 0742. Tip: bekijk en vergelijk de begroting van jouw gemeente via Je Gemeente Telt.

Het meerjarenplan biedt een enorme meerwaarde wat betreft het plannen en structureren van het beleid. Maar zeker ook op het gebied van de uitvoering. Beleid voeren is immers geen statisch gegeven en wordt in de loop van de rit bijgehouden. De boekhouding en budgetten zijn dus constant in beweging en kunnen via het meerjarenplan efficiënt worden beheerd.