Statuten, huishoudelijk reglement en de afsprakennota

Statuten, huishoudelijk reglement en afsprakennota

Statuten zijn officiële documenten die de gemeenteraad nodig heeft om je adviesraad te erkennen. Het gaat hier over hoe de jeugdraad georganiseerd is, wie er mag inzitten en hoe jullie werking draait.

Het huishoudelijk reglement zijn de documenten die jullie intern gebruiken om de concrete dagelijkse werking te omschrijven.

De afsprakennota omschrijft de afspraken die je maakt met het college over hoe jullie ondersteund worden, antwoorden krijgen op adviezen en informatie krijgen.

Erkenning van de jeugdraad bij het begin van de legislatuur

Het decreet lokaal jeugdbeleid legt een aantal bepalingen op aan de gemeente/stad om een jeugdraad op te richten. Via verschillende documenten worden die regeltjes vertaald in de concrete werking van de jeugdraad en de afspraken met het college.

Vaak hoor je van het bestaan van deze documenten bij het begin van een nieuwe legislatuur. Na de verkiezingen worden een nieuwe gemeenteraad en een nieuw collega aangesteld. Een nieuw bestuur legt de eed af begin januari. In één van de eerste gemeenteraadszittingen worden alle adviesraden erkend voor 6 jaar.

•  Vanaf deze legislatuur kan de gemeenteraad zelf kiezen welke adviesraden ze organiseren en erkennen. Toch is één adviesraad verplicht en dat is de jeugdraad.
• De jeugdraad laten erkennen doe je door je statuten te laten goedkeuren en wie deel uitmaakt van jouw adviesraad. Welke jeugdinitiatieven zijn vertegenwoordigd? En welke individuele leden zetelen in de algemene vergadering?

Wat neem je best op in je statuten?

Hou het bij basisinformatie

Als je alles heel gedetailleerd in je statuten noteert, moet je bij kleine veranderingen in de werking van de jeugdraad, telkens je statuten aanpassen. En dat moet geagendeerd worden op de gemeenteraadzitting waar je de verandering van je statuten moet motiveren.

Tenzij je een nieuwe jeugdraad opstart, zijn er statuten te vinden van jullie jeugdraad. Snor ze op en bekijk of je artikels wil aanpassen voor je die naar de gemeenteraad stuurt om goed te keuren.

Volgende zaken neem je best op in je statuten. Elk onderwerp (zoals oprichting, doel, structuur,…) nummer je met een artikel. Bv artikel 1. Oprichting.

Oprichting

Verwijs naar het decreet lokaal jeugdbeleid

Doel van de jeugdraad

• advies geven op vraag van college en op eigen initiatief ( verwijzen naar een afsprakennota )
• inspraak en participatie verzekeren bij kinderen en jongeren.
• belangen van de jeugd behartigen en jeugdbeleid opvolgen.

Structuur

• Hoe zijn jullie georganiseerd?
• Algemene Vergadering, bestuur, werkgroepen?

Leden

• Wie mag er in de jeugdraad zetelen? Bv. afgevaardigden van de jeugdwerkinitiatieven (hoeveel personen per vereniging)  en individuele jongeren.
• Wie mag er geen lid zijn ? (politieke mandaten)

Stemgerechtigden

• Hoe wordt er gestemd?
• Wanneer is het rechtsgeldig? 2/3 aanwezig zijn?
• Wie mag er stemmen (1 stem per vereniging)

Werking (van de Algemene Vergadering, het bestuur)

Hoe gaat de jeugdraad in zijn werk? (wanneer komen jullie samen, hoeveel keer per jaar, ... )

Hoe willen jullie ondersteund worden? (bv door de jeugddienst)

Huishoudelijk reglement

Dit document regelt meer de 'binnenkant' van de jeugdraad. Hier staat meer gedetailleerd hoe jullie dagelijkse werking in elkaar zit. Hierin worden concrete zaken opgenomen die al in de statuten omschreven staan. Daar kan je in detail zetten hoe de structuur in elkaar zit. Wie stemrecht heeft, wat er gebeurt als er een stemming moet plaats vinden...

Afsprakennota

De afsprakennota is het document dat een aantal afspraken regelt tussen het college van burgemeester en schepen en de jeugdraad. Je kan ook in je statuten naar de afsprakennota verwijzen. Het gaat vooral over hoe de jeugdraad informatie ontvangt en openbaar maakt én over hoe adviezen worden afgehandeld.

Adviezen

• Op welke manier wil het college advies ontvangen?
• Wie kan op welke manier advies vragen? (zowel het college als op initiatief van de jeugdraad)
• Over welke thema’s mag je advies geven? (breed jeugdbeleid).
• Hoe geeft het college een antwoord op het gegeven advies? (Schriftelijk?)
• Binnen welke termijn zal het college antwoorden op het advies van de jeugdraad?

Informatie

• In welke documenten krijgt de jeugdraad inzage?
• Welke stukken krijg je mee om een dossier op te bouwen?
• Hoe zetten jullie verslagen van de algemene vergadering openbaar: iIs dat op de website van de jeugddienst of de gemeente/stad?

Ondersteuning

• Welke ondersteuning krijgt de jeugdraad?
• Is er een ambtenaar die jullie opvolgt of coacht? In de meeste gevallen is dat de  jeugdambtenaar maar het college kan ook iemand anders aanduiden.
• Welke taken vallen binnen die ondersteuning?